La nueva oferta de capacitación para Pymes

· Principales modalidades
· La oferta disponible
· Reintegro de gastos.

Este año, gran parte de los servicios de capacitación para pequeñas y medianas empresas se concentrarán en profundizar la optimización de los procesos porque es un área donde las Pymes tienen aún muchas oportunidades de mejora.
Además, las instituciones educativas están lanzando nuevos cursos de Control de Gestión, Abastecimiento Estratégico, Retail Management y Dirección Estratégica.
No obstante, hay capacitaciones que permiten desarrollar competencias genéricas y que también estarán en la oferta de las entidades educativas. Entre ellas, las que apuntan al liderazgo, la negociación, la administración del tiempo y las presentaciones efectivas.
Por otro lado, se encuentran aquellas que pretenden desarrollar competencias específicas, como las ligadas a Finanzas, Logística, Compras, Ventas, Management, Recursos Humanos, Project Management y Seguridad Corporativa, por ejemplo.

Punto de partida
Las necesidades de capacitación se detectan entrevistando a las personas que tienen el requerimiento, y tratando de profundizar sobre el contexto de la empresa, los desafíos del área y sus problemáticas.
Esta tarea se puede hacer a partir de reuniones individuales o de focus groups con participantes de diferentes áreas, a fin de absorber la cultura de la empresa y extraer, así, la necesidad real y profunda, y no la necesidad superficial, que es la primera que surge. Es un trabajo conjunto, que se suele realizar entre instructores, docentes y personal de la compañía.
Es decir, las necesidades de capacitación deben surgir de un diagnóstico de la situación y de la evaluación de desempeño de los recursos humanos de la empresa; o bien, espontáneamente, por las exigencias de los cambios obligados por el mercado y por el deseo de evolución.
A veces, se trata del cumplimiento de un determinado estándar o norma de calidad, de alcanzar un nuevo mercado, de la incorporación de maquinaria o tecnología, de la reingeniería, de la incorporación de software de administración, o de venta y marketing, que requieren una actualización de los conocimientos del personal.
"Muchas innovaciones fracasan, o tardan años en funcionar eficientemente, porque el personal no está preparado. Esto trae aparejadas consecuencias en la firma, que repercuten en todo su funcionamiento", asegura Guillermo Ondarts, vicerrector de Investigación del Instituto Universitario Escuela Argentina de Negocios (IUEAN).
Para detectar las necesidades de capacitación de un grupo de colaboradores, existen herramientas de diagnóstico que determinan qué competencias necesitan desarrollarse para cierto puesto de trabajo. Estas competencias deberán estar alineadas con las ligadas a la visión de la Pyme.
"Para esto, la empresa deberá desarrollar una comunicación entre el equipo de trabajo, y que el empleado sepa qué se espera de su función y cómo puede ayudar a alcanzar los objetivos de la Pyme", dice Daniela De León, directora de Dale Carnegie.
En este sentido, puede existir una brecha entre el desempeño actual y el que debería tener. Y cuanto antes se determine esa brecha, más fácil será detectar las competencias para cerrarla.
Recién después de detectar las necesidades de mejora del equipo, se podrá armar un plan de desarrollo.
"Normalmente, se involucran sólo algunas partes de la empresa a la hora de capacitarse, pero el proceso debe considerarse como un sistema que la incluya en su conjunto. Por lo tanto, ninguna Pyme encontrará un diseño de capacitación desligado del rediseño de la organización", subraya Mariano Bergman, subdirector de Educación Ejecutiva de la Universidad Torcuato Di Tella ( UTDT ).
Un típico error es intentar que la gente incorpore, mediante la capacitación, conocimientos y comportamientos que no tienen sustento en la organización. Esto lleva a que el personal desarrolle habilidades y conductas que, luego, no podrá implementar en su lugar de trabajo.
Bergman señala que otro error habitual es pensar primero en el
"curso deseado", en lugar de entender la necesidad y los desafíos de la empresa.

La oferta
Las modalidades de capacitación clásicas son los cursos abiertos, donde varias empresas pueden inscribir a uno o más de sus empleados.
Algunos programas impartidos bajo esa modalidad son los de Desarrollo de Competencias Gerenciales, Logística, Finanzas, Marketing, Recursos Humanos, Gestión de Compras y Abastecimiento, Liquidación de Sueldos y Jornales, Programa de Empresas Familiares, Optimización de la Rentabilidad, y Optimización de Procesos.
Los programas pueden ser cortos, medianos o largos, y con títulos o certificados extendidos por una universidad. En este último caso, tienen gran valor para el Curriculum Vitae (CV) del empleado.
Además, comienzan en distintas fechas del año, para adaptarse a las posibilidades de las empresas.
Esta oferta de carreras y cursos estándares puede combinarse, cuando las circunstancias así lo exigen, con una capacitación diseñada específicamente para la empresa.
Así, surgen los cursos in company , donde se definen los temas necesarios y las modalidades de dictado, en función del análisis de los empleados a capacitar.
Un curso de este tipo puede tener un costo de entre $ 900 y 1.500 por hora , dependiendo de la dinámica definida.
La tendencia para los próximos años es la llamada "capacitación blend ", que incluye una combina- ción de e-learning, o capacitación electrónica (para ver si se tienen los conocimientos), y clases presenciales (para saber cómo usar los conocimientos en el día a día), además de generar un compromiso de aplicación de las herramientas adquiridas en la capacitación presencial, en la sede de la Pyme.
"A los 30 días, se hace un informe, para que tengan noción del retorno de la inversión, de cómo el empleado aplicó ese compromiso y qué cambio de comportamiento o qué mejora generó en su desempeño laboral", cuenta De León.
Obviamente, cada Pyme debe establecer sus necesidades y prever su evolución
Esto implica imaginar su desarrollo con un horizonte de, al menos, dos o tres años.

Alternativas estatales
"La capacitación en institutos, consultoras o con profesionales, presenta interrogantes referidos a la certificación de los capacitadores, el diseño del programa y la evaluación de la transferencia de conocimientos", alerta Humberto Breccia, coordinador académico y responsable del área de Operaciones y Logística de UADE Executive Education. Algunas empresas eligen esas alternativas cuando no cuentan con presupuesto para capacitación. No obstante, la Secretaría de la Pyme y Desarrollo Regional (Sepyme) ofrece reintegro de gastos de capacitación a empresas, cuyo monto depende de la masa salarial y de la categoría de la empresa. Obviamente, la certificación universitaria otorga una jerarquía superior a la de los institutos y, en ciertos casos, permite acreditar conocimientos para futuros estudios.
En el caso del porteño Instituto Pyme del Banco Ciudad, "todas las actividades que realizamos, sean talleres, jornadas, seminarios o programas universitarios, son gratuitas para el empresario", cuenta su director académico, Oscar Jofre. Y agrega que las capacitaciones dependen de las necesidades específicas y particulares de cada
empresa. Para este año, la institución desarrollará el concepto "De la academia a la acción", con el fin de agregar valor a la capacitación en las Pymes. La idea es complementar el conocimiento académico de los empresarios, con la posibilidad de tutelarlos y ayudarlos a confeccionar sus planes de negocios, haciendo siempre foco en la gestión empresarial.
Según observa Jofre, en muchos casos, los empresarios asisten a ciclos por moda, más que para satisfacer una necesidad de capacitación puntual o general. "Deberían analizar adecuadamente los contenidos, para ser más efectivos a la hora de mejorar los conocimientos", sugiere.

El poder del coaching
"Las dificultades de liderazgo y la falta de capacitación de cuadros gerenciales, de desarrollo de competencias comunicacionales, de gestión del desempeño y de trabajo en equipo son los problemas más frecuentes", indica Mónica Monetti, responsable del programa Coaching para el Liderazgo Efectivo, en UADE Executive Education.
Para solucionar este tipo de inconvenientes, son eficaces la capacitación en herramientas de "coaching ontológico" y los procesos individuales y grupales de entrenamiento.
El coaching brinda una nueva forma de "mirar" la empresa: la entiende como una red conversacional, ya que un conjunto de personas conversa e interactúa hacia adentro y hacia fuera, de acuerdo con un estilo fijado por las políticas (o reglas de juego), valores y filosofía de la Pyme.
La calidad y efectividad de la compañía está en relación directa con su capacidad y calidad conversacional.
El coaching como herramienta de cambio es poderoso, porque contribuye a que la empresa revise cómo observa la realidad y cómo toma decisiones y opera.
"Es decir, le permite revisar su cultura y los modelos mentales organizacionales desde los cuales la empresa crea su realidad, su manera de existir y funcionar", detalla Monetti.
A la vez, ayuda a identificar los paradigmas obsoletos que llevan al fracaso y a entender que el estilo conversacional interno se traduce en los resultados, en sus conversaciones con el mercado, clientes, proveedores, comunidad, y en cómo diseña su futuro posible.
"Así, colabora en la construcción de una visión poderosa y conectada con la realidad que desea crear.
Con el lenguaje no sólo describimos, sino creamos mundos posibles", sostiene Monetti.
Hoy, el coaching ontológico es una herramienta de transformación de las empresas, que puede ser incluido en el planeamiento del desarrollo de carrera y del desarrollo organizacional. De todos modos, hay que admitir que este estilo no siempre es visualizado por las empresas.

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Detectar la necesidad y los errores habituales
Según explican los expertos, los métodos clásicos para detectar las necesidades de capacitación en una empresa son: encuestas al personal, solicitud de supervisores, entrevistas con jefes, análisis de puestos, indicadores "a priori" e indicadores "a posteriori". También, hay necesidades propias de cambios organizacionales. Por ejemplo, promociones de ejecutivos, fusiones y adquisiciones, que implican capacitación de su personal. Todos los métodos son útiles, dependiendo del momento de la organización. La definición de los programas y de sus respectivos contenidos será consecuencia de la detección de las necesidades y del diseño de la entidad capacitado-ra. "Aquí, la universidad tiene un valor adicional en la asistencia a las Pymes, porque concentra una
amplia cantidad de especialistas en las más diversas materias", precisa Humberto Breccia, coordinador académico y responsable del área de Operaciones y Logística de UADE Executive Education. Por otro lado, el experto indica: "Uno de los errores clásicos de las Pymes es querer comprar un temario predefinido, sin invitar a un especialista a hacer un diagnóstico; o querer incluir demasiados temas, en pocas horas de programa. Ambos errores son fácilmente solucionab.es, con la ayuda de profesionales".

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Pros y contras de los cursos in company
La ventaja de esta modalidad es el diseño de los cursos a medida de las necesidades de la empresa. Su desventaja es que, al ser un grupo humano de la misma empresa, se pierde el intercambio de experiencias con participantes de otras Pymes. Los cursos in company son más caros y requieren una preparación previa. Por temas de costo, cierto número de empleados toman, simultá-
neamente, un programa, por lo que es importante reducir el impacto en las tareas habituales, durante la capacitación. Esto se logra mediante técnicas híbridas (presencial y a distancia), la denominada capacitación blend. "Por otro lado, si la formación se hace en una institución universitaria, incluye aspectos más generales, y otorga certificados y títulos que son apreciados por el personal. La interacción con otras realidades planteadas por estudiantes de otras empresas es también un ingrediente útil de la educación en instituciones", afirma Guillermo Ondarts, vicerrector de Investigación del Instituto Universitario Escuela Argentina de Negocios (IUEAN).

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"La UADE concentra muchos profesores en las más diversas materias", dice Breccia.
"Los cursos híbridos afectan menos al desempeño habitual", sostiene Ondarts
"Hay que entender la necesidad antes de diseñar un curso", explica Bergman